تنسيق حفلات زواج .. ما المهم وما الذي يجب التخطيط له بالتفصيل
قد يكون التخطيط للزفاف أمراً مربكاً. ولهذا يستعين أغلب العرسان بما يعرف منسق حفلات الزواج لمساعدتهم على تنسيق حفل الزواج والتخطيط له بطريقة مثالية وخالية من المتاعب. لكن في بعض الأحيان قد يرغب العرسان بتنسيق حفلة زواجهم بأنفسهم بسبب ميزانيتهم المحدودة أو لأنهم يرغبون بتنسيق الحفلة على مزاجهم وإضافة لمساتهم الخاصة. تعرفوا معنا على كيفية تنسيق حفلات زواج خطوة بخطوة في مقالة اليوم.
تنسيق حفلات زواج
لا شك بأن التنظيم هو المفتاح الأساسي لتنسيق العرس بالطريقة الصحيحة. وكخطوة أولى يجب أن يكون هناك متسع من الوقت لترتيب كل شيء. والأفضل أن يكون قبل عام كامل أو ستة أشهر على الأقل من موعد الزواج، فكلما كانت الفترة أطول كلما كان هذا في صالحِك. ولا تنسي مشاركة شريكك في قراراتك ورغباتك.
على الرغم من أن التخطيط لحفل الزفاف أمر مرهق بعض الشيء. إلا أنكِ يجب أن تستمتعي مع شريك حياتك بكل خطوة. وأن لا تنشغلا كثيراً بالتفاصيل الدقيقة فالمهم هو الاحتفال بالحب الذي يجمعكما بمشاركة الأهل والأصدقاء. بدلاً من إهدار الطاقة بالتركيز على كل صغيرة وكبيرة.
خطوات تنسيق حفلات زواج بالتفصيل
حددي تاريخ الزفاف
قبل البدء بالبحث عن صالة الزفاف أو موقع الحفل بشكل عام. احرصي على تحديد تاريخ الزفاف أولاً. فعادة ما يقوم العرسان بحجز الصالات قبل عدة أشهر أو قبل عام كامل، وبالتالي قد تتفاجئي بأن الصالة التي تريدينها محجوزة مسبقاً من قبل عرسان آخرين، مما يعني أنكِ يجب أن تكوني مستعدة لتغيير موعد زفافك أو أن تبحثي عن صالة أخرى.
كما أن تاريخ الحفل يؤثر بشكل كبير على توفر القاعات. فعادة ما يكون الزواج في فصل الشتاء أسهل وأقل تكلفة مقارنة بموسم الذروة أو فصل الصيف. وأيضاً قد تختلف الأسعار عند الحجز بأيام العطل الأسبوعية والإجازات.
اقرأ أيضًا: أفضل قاعات الرياض من حيث الديكور والخدمات وأسعارها
حددي ميزانية الزواج
بمجرد تحديد التاريخ المناسب لك ولشريك حياتك، يجب تحديد الميزانية والبحث عن مكان ملائم وإخبار المسؤولين بمقدار التكاليف التي يمكنكما إنفاقها مع تحديد عدد الضيوف لمعرفة إجمالي التكاليف بشكل أفضل وأكثر دقة.
حددي العناصر الأساسية لتنسيق الزواج
هناك عدة أسئلة يجب أن تطرحيها على نفسك قبل تنسيق حفلات زواج. فمثلاً يجب أن تعرفي ما إذا كنتِ تريدين عمل استقبال داخلي أم خارجي؟ إذا كنتِ تريدين عمل استقبال خارجي في الهواء الطلق فتأكدي من وجود خطة بديلة في حال هطول الأمطار.
كذلك يجب أن تعرفي ما نوع الاستقبال الذي تريدينه والذي يعتمد على توقيت الحفل؟ هل تريدين عمل غداء كبير وجلسات شاي، أم تريدين عمل بوفيه مفتوح للعشاء؟ أم تريدين تقديم الكاسيتا والبوظة العربية أم أنك تريدين الاكتفاء بالمكسرات والحلويات والعصائر؟
هل تفضلين عمل خط استقبال لتحية جميع المدعوين. أو تريدين عمل توزيعات لإرسال التحية بطريقة غير مباشرة؟ إذا أردتِ عمل خط استقبال فيجب أن يكون حسب التقاليد. أي يجب أن تقف والدتك أو والديك معاً في بداية الخط، ثم والدة العريس أو والديه معاً، ثم أنتِ والعريس.
هل تريدين أن يتم الإعلان عن دخولك إلى الصالة مع شريك حياتك سواء بأغنية مخصصة أو بعراضة كبيرة؟ أم أنكِ تريدين الدخول مباشرة ومشاركة الجميع بالرقص؟ متى سيبدأ الرقص؟ تأكدي من اختيار موسيقى ممتعة تناسب جميع الأعمار.
ما أنواع الصور التي تريدينها؟ هل تريدين التقاط صور جماعية أم صور مخصصة لك وللعريس؟ إذا كنتِ تريدين التقاط صور جماعية فإن خط الاستقبال سيكون بمثابة فرصة جيدة لالتقاط صور رائعة.
تنسيق ترتيبات الجلوس
إذا كنتِ تريدين إقامة حفل الزفاف في المنزل أو في مزرعة أو على الشاطئ. فتأكدي من ترتيب الطاولات والكراسي قبل فترة وجيزة، خاصة إذا كان هناك غداء أو عشاء. قومي بتخصيص طاولة لك ولشريكك. وطاولة للأهل والأصدقاء المقربين، وطاولات لبقية الضيوف. واحرصي على التفكير بكبار السن لكي لا يجلسوا بالقرب من أي مكبرات صوت أو في مكان غير مريح لهم، اقرأي من هنا عن أساسيات تنسيق طاولات حفلات الزواج
تحديد ترتيبات الاستقبال
لا شك بأن الطعام من أهم عناصر تنسيق حفلات الزواج واختيار الأطعمة المميزة سيجعل الجميع يتذكرون هذا اليوم لسنوات طويلة. وبالنسبة لكيك الزفاف فيجب تخصيص طاولة مخصصة مع تحديد موعد تقطيع الكيك. كما يجب أن تتفقي مع زوجك عما إذا كنتما تريدان تقديم الكيك كجزء من الحلوى أو إذا كان الضيوف سيأخذون قطعة معهم إلى المنزل بعد نهاية الحفل.
من الممكن تقطيع الكيك بعد العشاء مباشرة أو في وقت مبكر من المساء حتى لا يكون هناك انقطاع في الرقص. أو البديل هو القيام بذلك قبل حوالي ساعة من نهاية حفل الزواج. ويجب أن يكون هناك اتفاق مسبق مع المصورة حتى يكون مستعداً لالتقاط اللحظة التي تقطع فيها الكيكة.
كيف تختارين منسق حفلات زواج ؟
بما أن تحضيرات الزفاف قد تكون مرهقة ومتعبة. فإن منسق الحفلات سيوفر عليكِ كل هذا التعب ويساعدك على استخدام ميزانيتك بالطريقة الصحيحة ويجنبك مفاجآت اللحظة الأخيرة لأنه سيرتب كل شيء لتسير حفلة الزواج بطريقة سلسة وبدون أي توتر.
لكن كيف تعرفين منسق الحفلات المحترف والكفؤ والقادر على السيطرة على الأوضاع والمشاكل الغير متوقعة والضليع بكل تفاصيل تنسيق حفلات زواج ؟ هناك عدة أسئلة يجب أن تطرحيها عليه أولاً وبعدها ستتمكنين من أخذ القرار:
كم عدد حفلات الزواج التي قمت بتنسيقها من قبل؟
هذا أول سؤال يجب أن تطرحيه على منسق الحفلات لتتعرفي على أنواع حفلات الزواج التي قام بتنسيقها وهل كانت بنفس ميزانيتك أم لا. وكم عدد السنوات التي قضاها في هذا المجال، وعما إذا كان قد حصل على أي شهادات أو تقييمات بمجال عمله لتلقي نظرة عليها؟
كم عدد العملاء الذين تستقبلهم شهرياً وسنوياً؟
سيساعدك هذا السؤال في التعرف على مدى انشغاله المحتمل في الأشهر التي تسبق حفل زواجك. خاصة إذا كنت تخططين لحفل ضخم يتطلب منسق حفلات متفرغ تماماً.
كم هي رسومك؟
من المؤكد أنك ترغبين في معرفة رسومه وأتعابه قبل التعاقد معه. لذا اطرحي هذا السؤال من البداية لتتعرفي على الوضع. قد يضع بعض منسقو الحفلات أسعاراً ثابتة. والبعض الآخر يقومون بحساب التكاليف بالساعة، وبالتالي يجب أن تعرفي ما إذا كانت رسومه تتناسب مع ميزانيتك وميزانية شريكك قبل الخوض بالتفاصيل الكبيرة.
هل ستحضر الأحداث المتعلقة بالزفاف؟
يجب أن تعرفي ما إذا كان منسق الزواج (أو أحد أعضاء فريقه) سيحضر الحفل أم لا. وتتأكدي من إخباره بالأحداث أو البروفات التي تريدين منه حضورها.
هل لديك خطة للطوارئ؟
يجب أن يكون لدى منسق الحفلات خطة احتياطية في حالة حدوث أي شيء طارئ. وأن يعرف كيف يتخذ قرارات صائبة ويتعامل مع الخطة المحتملة. فمن الممكن حدوث أي أمر طارئ يغير من اليوم الجميل فلابد من وجود خطة بديلة.
هل يمكنني إلقاء نظرة على العقد؟
السؤال الأخير الذي يجب أن تطرحيه على المنسق قبل الالتزام بأي شيء هو رؤية نسخة من عقد تنسيق حفلة الزواج وأن يشرح لك جميع خدمات ما قبل الزفاف وخدمات يوم الزفاف والرسوم الأخرى التي يمكن إضافتها إلى الرصيد. مثل رسوم السفر ومواقف السيارات والنفقات الأخرى. إذا بدا كل شيء على ما يرام، عندها يمكنك توقيع العقد.
وبهذا نكون قد سلطنا الضوء على أهم الأشياء التي يجب أن تأخذيها بعين الاعتبار أثناء تنسيق حفلات زواج سواء كانت الحفلة في المنزل أو في صالة الأفراح. وأيضاً أطلعناك على أهم الأسئلة التي يجب أن تطرحيها على منسق الحفلات لكي لا تندمي لاحقاً على اختيارك.