ترتيب المكتب بخطوات بسيطة وسريعة حتى لو كنت مشغول
ترتيب المكتب و الحفاظ على تنظيمه ونظافته يمكن أن يؤثر بشكل كبير على التركيز والإنتاج وعلى القدرة على إيجاد ما تحتاج إليه. وربما تتفاجأ من الكفاءة التي ستستطيع العمل بها بعد ترتيب مكتبك الفوضوي. كل ما تحتاج إليه هو بعض الوقت والقيام برمي الأغراض التي لا تستخدمها بالإضافة إلى وضع نظام لتتأكد من أن كل غرض في مكانه الصحيح. ولهذا سنعرفك في المقال التالي على خطوات ترتيب وتنظيف مكتبك.
أهم خطوات ترتيب المكتب
إخلاء المكتب
من الطبيعي أن يكون تنظيم المكتب أسهل إذا كان خال من الأغراض. لأن ذلك سيمكنك من تقييم ما تريد رؤيته على مكتبك بدقة. ولهذا عليك في البداية أن تبعد كل شيء عن سطح المكتب، وأن تفرغ الدروج من محتواها. بعد ذلك أجمع كل الأغراض على طاولة أخرى أو على الأرض. أما إذا قررت تفقد الأغراض الموجودة في مكتبك واحداً واحداً لتبحث عما سترميه فإن ذلك سيستغرق وقتًا أطول بكثير.
تنظيف المكتب من الداخل والخارج
بما أن المكتب أصبح فارغاً فيمكنك انتهاز الفرصة لتنظيفه جيداً. وذلك كالتالي:
- امسح الغبار باستخدام منظف متعدد الاستخدامات.
- نظف أي بقع موجودة.
- اصقل الخدوش في حال وجودها في طاولة المكتب الخشبية، ستجد عند انتهائك أن مكتبك يبدو جديداً.
رمي الأغراض القديمة وغير الضرورية
قم بفرز الأغراض التي أبعدتها إلى مجموعتين: مجموعة فيها ما سيرمى والثانية لما تريد الاحتفاظ به. من المهم في هذه الخطوة أن تكون صارماً وتتخلص من أكبر كمية ممكنة من الأغراض غير المهمة حتى تقتصر الأشياء الموجودة على الضروريات. وبالتالي هذا سيسهل عليك متابعة كل شيء.
كما يجب التخلص من القمامة الناتجة عن إخلاء مكتبك والتي تشمل جزءاً كبيراً من الفوضى. مع العلم أن التخلص من الأشياء غير المستخدمة يمكن أن يمنحك بعض السلام النفسي عند الانتهاء. وهذه الخطوة تعطيك فرصة لتحديث المساحة معنى ذلك أن تلقي نظرة على المكتب وتبحث عن أي شيء أصبح قديماً وغير صالحاً. فكل الأغراض الموجودة في المكتب يجب أن تكون جديدة وجاهزة للاستخدام. على سبيل المثال التقويم القديم والبريد الذي تمت الإجابة عنه والصور. وعندها يمكنك إيجاد بدائل جديدة لهذه الأشياء. وتجدر الإشارة هنا إلى إمكانية الاحتفاظ بالأغراض التي لها قيمة عاطفية. مثل الصور القديمة أو الهدايا، ولكن يجب أن تحتفظ بها في مكان بعيد وتترك المكتب لاستخداماته.
إعادة ترتيب المكتب
تغيير هيئة المكتب
يجب أن تبدأ بإعادة الأغراض إلى المكتب، ولكن لا يجب أن تعد كل شيء إلى نفس المكان الذي كان فيه. بل يجب التفكير بطرق جديدة لتنظيم مكتبك واستغلال المساحة المتوفرة لديك. على سبيل المثال يمكن عمل مرآة لمكتبك معنى ذلك أن تضع الأشياء في الجانب المقابل. أو يمكن القيام بابتكار مخطط جديد يجعلك تبقى مهتماً أثناء العمل.
مع ضرورة العلم أن إعادة ترتيب الأشياء الموجودة على المكتب ستكسر رتابة رؤية نفس الأغراض في نفس المواقع عند قيامك بالعمل. فهناك فنٌ في الصين يعرف باسم “فينجشوي” يختص بتغيير مواقع الأشياء اليومية، وقد أثبت قوته في التأثير على النفسية.
ترتيب الأغراض بشكل معقول
يجب ترتيب الأشياء بطريقة تحقق الأهداف التالية:
- تقلل الفوضى المحتملة
- تزيد إنتاجيتك.
- تقيك من البحث عن الأغراض أثناء العمل.
مع ضرورة اتباع القاعدة التالية: أفضل موقع لوضع أي شيء هو مكان بحثك الغريزي عنه. لأن بديهتك ستكون أفضل مرشد لك في تحديد أماكن الأغراض.
يجب التأكد من أن كل شيء له مكانه المحدد. وفي حال وجود الكثير من الأوراق عليك ترتيبها في فئات ثم تنظيمها في مجلدات ووضعها في خزانة خارج المكتب.
جمع اللوازم الجديدة
قم بوضع قائمة بالأشياء التي نفذت لديك كي لا تنسى الأساسيات. ثم اذهب إلى متجر للوازم المكتبية واجلب هذه المواد لتجديد مكتبك. مع ضرورة التركيز على الأشياء التي يتم استخدامها بكثرة وتنفذ بسرعة. كما يمكنك إحضار بعض الأغراض التي تفضلها وتشعرك بالراحة مثل أقلام الحبر من النوع المفضل لديك.
إضافة اللمسات الخاصة
الحصول على مكتب مرتب لا يعني أن يكون باهتاً. لذلك يمكنك إضافة بعض اللمسات إلى مكتبك لتمنحه طابعاً شخصياً. على سبيل المثال يمكن وضع صور أو عبارات محفزة للعمل أو تمثال أو كوب قهوة حيث يضفي ذلك الحياة على مكتبك.
تحسين الكفاءة
معنى ذلك إبقاء الأغراض الضرورية في متناول اليد. وأن تكون الأشياء التي تبحث عنها بكثرة في مكان يمكن الوصول إليه بسهولة. ويتم ذلك عن طريق وضع قائمة بالأغراض التي تستخدمها بكثرة والتي يجب وضعها على سطح المكتب. أما الأغراض التي تحتاجها من وقت لآخر فيمكنك وضعها في درج قريب. ويمكنك اتباع الخطوات التالية:
- ضع أدوات الكتابة والمفكرات وأجهزة التواصل في مكان مفتوح مثل سطح المكتب لتصل إليها بسهولة.
- قم بفصل الأقلام حسب نوعها وضعها في أكواب لتبقى في مكان واحد دون أن تأخذ مساحة كبيرة.
- قم بوضع الدبابيس ومشابك الورق حيث تقوم بعملك الورقي.
- ضع الأغراض الكبيرة التي تستخدمها كثيراً في الدروج العلوية من المكتب.
- يمكنك أن تضع حاسوبك المحمول وأجهزتك الإلكترونية على سطح المكتب إذا كنت تستخدمها أكثر من الورق.
- قسّم الدروج بواسطة صفوف لوضع الأغراض الصغيرة بشكل منسق.
- استخدم علبة للمستندات الورقية وهي عبارة عن علبة تحوي عدة مستويات. حيث تمنع هذه الطريقة الأوراق من غمر مكتبتك وانتشار الفوضى فيه.
إبقاء مساحة العمل المشتركة تحت السيطرة
عندما تضطر لاستخدام مكتب مشترك يمكنك اتباع الخطوات التالية لتنظيم المساحة المشتركة:
- يجب أن توجد حدودٌ واضحة وذلك لتمييز الملكيات من جهة و لرفع نسبة الترتيب من جهة أخرى.
- يجب أن تكون أشياؤك الشخصية قريبة من مكان جلوسك.
- صنف المعاملات التي تخصك في مجلدات بعد ذلك ضعها في دروج أو علب.
- حدد مكاناً للأغراض المشتركة حتى لا تنتقل الفوضى الخارجية إلى مكانك.
- ضع أغراضك الشخصية في حقيبة إذا كان مكان العمل يجبرك على مشاركة المكتب ولا توجد مساحة كافية لأشيائك.
بعض النصائح المفيدة عند ترتيب المكتب
- قم بترتيب الأشياء حسب درجة الأهمية والإنجاز. وذلك عن طريق وضع نظام لترتيب الملفات كي تعرف ما تم إنجازه وما هو قيد العمل وما يجب رميه.
- قلل الأشياء الشخصية قدر الإمكان. وذلك كون زيادة الاغراض الموجودة على المكتب تسبب زيادة الفوضى، وتؤثر على الإنتاجية.
- قم بوضع سلة للنفايات بالقرب من مكتبك للتخلص من الأوساخ مباشرة وعدم تركها لتتراكم.
- صنف الدروج بحيث تحفظ مكان كل شيء كي لا تضطر للبحث في كل مرة.
- أزل أي غرض يسبب التشتيت ليظل ذهنك منظماً أثناء العمل.
- اقتنِ ثاقبة أوراق وفواصل لتحافظ على تنظيم الأوراق.
- ضع مصباح مثبت بالمشابك إذا كانت المساحة لديك لا تسمح بوضع مصباح مكتبي.
في النهاية عليك أن تعلم أن ترتيب المكتب وتنظيمه مهم للغاية. ففضلاً عن الراحة النفسية التي تحصل عليها عند التخلص من الفوضى فهو يوفر الكثير من الوقت للبحث عن الأشياء. بالإضافة إلى زيادة الإنتاجية والتركيز أثناء العمل. ويمكن أيضًا الاطلاع على المزيد من أفكار تزيين المكتب لبيئة عمل أفضل وأكثر راحة.